Nebenkostenabrechnung 2026: Fristen, Pflichtangaben, CO₂-Kostenaufteilung

Die Frist: zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums

Maßgeblich ist § 556 Abs. 3 BGB. Sie müssen dem Mieter die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen. Bei einem Abrechnungszeitraum, der dem Kalenderjahr entspricht, ergibt sich daraus eine einfache Regel: Das Abrechnungsjahr endet am 31. Dezember, die Abrechnung muss ein Jahr später beim Mieter sein.

Zwei Details entscheiden in der Praxis über Nachzahlung oder Nullnummer.

Erstens: Es zählt der Zugang, nicht der Versand. Die Abrechnung muss innerhalb der Frist in den Machtbereich des Mieters gelangt sein. Ein Brief, den Sie am 30. Dezember einwerfen, geht in der Regel noch zu; ein Brief, den Sie am 30. Dezember zur Post geben, unter Umständen nicht. Wer Ende Dezember abrechnet, sollte den Zugang dokumentieren können.

Zweitens: Die Folge der Fristversäumnis ist einseitig. Nach Ablauf der zwölf Monate können Sie eine Nachforderung grundsätzlich nicht mehr geltend machen — es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu verschulden. Ein Guthaben des Mieters bleibt dagegen bestehen und ist auszuzahlen. Eine verspätete Abrechnung kann Sie also Geld kosten, ohne Ihnen etwas zu bringen.

Die Einwendungsfrist des Mieters

Auch der Mieter hat eine Frist. Er muss Einwendungen gegen die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung erheben. Danach kann er Fehler grundsätzlich nicht mehr rügen, sofern er die Verspätung zu verschulden hat.

Das bedeutet: Die Abrechnung ist nicht „durch“, wenn der Mieter zahlt. Sie ist ein Jahr lang angreifbar. Eine sauber aufgebaute Abrechnung mit nachvollziehbaren Verteilerschlüsseln ist deshalb keine Formsache, sondern Ihre Absicherung.

Pflichtangaben: was in jeder Abrechnung stehen muss

Eine Abrechnung ist formell nur wirksam, wenn sie eine geordnete Zusammenstellung enthält. Aus der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs haben sich vier Mindestbestandteile herausgebildet:

1. Zusammenstellung der Gesamtkosten — je Kostenart, für das gesamte Gebäude oder die Abrechnungseinheit.
2. Angabe und Erläuterung der Verteilerschlüssel — Wohnfläche, Personenzahl, Verbrauch, Einheiten. Der Mieter muss erkennen können, wie verteilt wurde.
3. Berechnung des Anteils des Mieters — der Rechenweg von der Gesamtsumme zu seinem Betrag.
4. Abzug der geleisteten Vorauszahlungen — mit dem Ergebnis: Nachzahlung oder Guthaben.

Dazu kommen die selbstverständlichen Angaben: Abrechnungszeitraum, Adresse und Einheit, Name des Mieters, Wohnfläche, Zahlungsfrist und Kontoverbindung. Fehlt einer der vier Kernbestandteile, ist die Abrechnung formell fehlerhaft — und eine formell fehlerhafte Abrechnung wahrt die Frist nicht.

Der Sonderfall Eigentumswohnung

Wer eine Wohnung innerhalb einer WEG vermietet, rechnet nicht aus Einzelbelegen ab, sondern aus der Hausgeldabrechnung. Genau hier entstehen die meisten Fehler in selbst erstellten Abrechnungen: Die Hausgeldabrechnung ist eine Abrechnung zwischen Eigentümergemeinschaft und Eigentümer — sie ist nicht identisch mit dem, was Sie Ihrem Mieter weitergeben dürfen.

Herauszurechnen sind mindestens:

• Zuführung zur Instandhaltungsrücklage
• Vergütung der WEG-Verwaltung
• Instandsetzungs- und Reparaturkosten
• Kosten, die nur einzelne Sondereigentumseinheiten betreffen und nicht Ihre

Übrig bleiben die umlagefähigen Betriebskosten nach BetrKV, die Sie um Ihre eigenen Kosten des Sondereigentums ergänzen — etwa den eigenen Wartungsvertrag für die Therme. Wer die Hausgeldabrechnung ungefiltert weitergibt, rechnet zu hoch ab und riskiert, dass die gesamte Position gestrichen wird.

Heizkosten: 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch

Für Heizung und Warmwasser gilt nicht die freie Vereinbarung, sondern die Heizkostenverordnung. Sie schreibt vor, dass zwischen 50 und 70 Prozent der Kosten nach erfasstem Verbrauch abgerechnet werden; der Rest wird nach Wohn- oder Nutzfläche verteilt. In der Praxis ist eine Verteilung 70/30 verbreitet.

Wichtig für Vermieter kleiner Bestände: Bei fehlender Verbrauchserfassung darf der Mieter den auf ihn entfallenden Betrag um 15 Prozent kürzen. Auch bei nicht fristgerecht bereitgestellten Verbrauchsinformationen sind Kürzungen vorgesehen. Der Messdienstleister liefert die Daten — dass sie rechtzeitig da sind und in die Abrechnung kommen, bleibt Ihre Aufgabe.

CO₂-Kostenaufteilung: das Stufenmodell

Seit 2023 tragen Vermieter einen Teil der CO₂-Kosten für Erdgas und Heizöl selbst. Grundlage ist das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG). Für Wohngebäude gilt ein Stufenmodell mit zehn Stufen: Je schlechter der energetische Zustand des Gebäudes, desto höher Ihr Anteil.

Maßgeblich ist der spezifische CO₂-Ausstoß des Gebäudes in Kilogramm je Quadratmeter Wohnfläche und Jahr. Die Bandbreite reicht von 0 Prozent Vermieteranteil bei sehr guten Gebäuden bis zu 95 Prozent bei den energetisch schlechtesten.

Die Angaben zur CO₂-Menge und zum CO₂-Kostenanteil müssen auf der Rechnung Ihres Brennstofflieferanten stehen. Fehlen sie, hat der Mieter ein Kürzungsrecht — auch das trifft Sie, nicht den Lieferanten.

Nach der Abrechnung: Vorauszahlungen anpassen

Eine Abrechnung, aus der keine Konsequenz folgt, ist halb erledigt. Ergibt sich eine Nachzahlung, dürfen Sie nach § 560 Abs. 4 BGB die künftigen Vorauszahlungen auf eine angemessene Höhe anpassen — sinnvoll ist die Orientierung am tatsächlichen Ergebnis der letzten Abrechnung. Das schützt Ihren Mieter vor einer noch größeren Nachzahlung im Folgejahr und Sie vor Zahlungsausfällen.

Umgekehrt gilt: Wer über Jahre zu niedrige Vorauszahlungen laufen lässt, sammelt ein Ausfallrisiko an. Bei einem Auszug lässt sich eine hohe Nachforderung oft schlechter durchsetzen als eine laufende Anpassung.

Der realistische Zeitplan

Wer im Dezember mit der Abrechnung des Vorjahres anfängt, arbeitet unter Druck — und Fristendruck ist die häufigste Ursache formeller Fehler. Ein praktikabler Ablauf für ein Kalenderjahr:

So bleibt ein halbes Jahr Puffer bis zum 31. Dezember. Das ist keine Vorsicht, sondern der Unterschied zwischen einer belastbaren und einer angreifbaren Abrechnung.

Was Sie abgeben können

Die Nebenkostenabrechnung ist die Aufgabe im Vermieteralltag mit dem klarsten Verhältnis von Aufwand zu Fehlerrisiko: Sie kostet ein Wochenende, und ein Formfehler kostet die ganze Nachforderung. Deshalb bieten wir sie als Einzelprodukt an — inklusive Zustellung an Ihre Mieter und Nachhalten der Nachzahlungen. Sie sehen den Preis vorab und bestellen einen bezifferten Betrag: Nebenkostenabrechnung erstellen lassen.

Wenn Sie die gesamte Schreibtischarbeit abgeben wollen, ist die Abrechnung Teil der laufenden Mietverwaltung. Was das je Einheit kostet, rechnet der Preisrechner aus.

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