Was kostet eine Mietverwaltung? Preise pro Einheit im Überblick

Die drei Abrechnungsmodelle — und warum der Vergleich so schwerfällt

Bevor Sie Preise vergleichen können, müssen Sie wissen, nach welcher Logik abgerechnet wird. Am Markt sind drei Modelle verbreitet.

Die Spannen sind eine Orientierung aus Angeboten für kleine Bestände und schwanken regional erheblich — als Verhandlungsanker taugen sie, als Beweis nicht.

Die dritte Variante ist der eigentliche Grund, warum Preisvergleiche in dieser Branche schwierig sind. Eine Grundgebühr von 18 Euro je Einheit sieht günstig aus — bis die Nebenkostenabrechnung mit 12 Euro je Einheit, die Mieterhöhung mit einem Pauschalhonorar und der Mieterwechsel mit einer Neuvermietungsgebühr dazukommen.

Was den Preis nach oben treibt

Die Preisspanne von 22 bis 35 Euro ist keine Willkür. Vier Faktoren erklären fast die gesamte Streuung.

Bestandsgröße. Der Aufwand pro Objekt sinkt nicht proportional zur Einheitenzahl. Objektanlage, Kontenanlage, Kommunikation mit Versorgern und Messdienst fallen einmal an — egal ob zwei oder zwanzig Einheiten daran hängen. Deshalb bekommen kleine Bestände die höheren Sätze, wenn sie überhaupt ein Angebot bekommen.

Einzelwohnungen statt Haus. Zwei Wohnungen in zwei verschiedenen WEGs verursachen mehr Arbeit als vier Wohnungen in einem Haus: zwei WEG-Verwaltungen als Gegenstelle, zwei Hausgeldabrechnungen, zwei Beschlusslagen.

Leistungstiefe. Ob Mieterkommunikation, Mahnwesen und Nebenkostenabrechnung enthalten sind, macht mehr Unterschied als der Grundpreis. Eine Verwaltung für 20 Euro ohne Nebenkostenabrechnung ist teurer als eine für 25 Euro mit.

Region. In Großstädten mit hohem Lohnniveau liegen Angebote regelmäßig am oberen Rand der Spanne.

Diese Leistungen entscheiden über den echten Preis

Fragen Sie nicht nur nach dem Preis, sondern nach diesen sechs Punkten. Sie sind die üblichen Zusatzposten:

1. Nebenkostenabrechnung — enthalten oder je Einheit extra? Und: nur Erstellung oder auch Zustellung und Nachhalten?
2. Mahnwesen — bis zu welcher Stufe? Wer trägt die Kosten des Inkassos oder des Anwalts?
3. Mieterwechsel — Neuvermietung, Wohnungsübergabe, Kautionsabwicklung sind oft nicht enthalten.
4. Mieterhöhung — Prüfung und Erhöhungsverlangen werden häufig separat honoriert.
5. Instandhaltung — Koordination von Handwerkern, Angebotseinholung, Rechnungsprüfung.
6. Buchhaltung — bekommen Sie eine steuerberaterfertige Übergabe mit DATEV-Export oder eine PDF-Liste?

Was kostet die Verwaltung im Verhältnis zur Miete?

Für die Entscheidung ist die absolute Zahl weniger aussagekräftig als der Anteil an der Miete. Als Orientierung, gerechnet mit 28 Euro netto — der Mitte der genannten Marktspanne:

Zwei Dinge sind daran wichtig. Erstens: Bei einem Pauschalpreis je Einheit sinkt der prozentuale Anteil, je höher die Miete ist — bei prozentualer Abrechnung nicht. Zweitens: Verwaltungskosten sind nicht auf den Mieter umlagefähig. Sie tragen sie aus der Nettomiete. In der steuerlichen Behandlung sind sie in der Regel Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung — die Details klärt Ihr Steuerberater.

Onboarding, Setup, Einrichtung

Fast alle Verwaltungen erheben eine Einrichtungsgebühr, und das aus einem sachlichen Grund: Die Übernahme eines Bestands ist der teuerste Teil des ersten Jahres. Mietverträge müssen erfasst, Sollstellungen aufgebaut, Kautionen geprüft, Belege digitalisiert und Vorjahresabrechnungen nachvollzogen werden.

Achten Sie auf drei Punkte:

• Höhe und Bezugsgröße: je Einheit oder je Objekt?
• Rückvergütung: Wird die Gebühr bei einer Mindestlaufzeit angerechnet?
• Umfang: Ist die Digitalisierung von Papierunterlagen enthalten oder wird sie nach Aufwand berechnet?

Verhandeln lässt sich diese Position häufiger als der Monatssatz — sie ist einmalig und fällt in die Anbahnung. Fragen Sie ausdrücklich, was dafür geleistet wird und was passiert, wenn Sie im ersten Jahr kündigen.

Sonderfall: Was kostet die Sondereigentumsverwaltung?

Für einzelne vermietete Eigentumswohnungen liegen die Sätze am Markt regelmäßig am oberen Rand der Spanne oder darüber — obwohl es „nur eine Wohnung“ ist. Der Grund liegt in der Struktur, nicht in der Größe:

• Es gibt eine zusätzliche Gegenstelle: die WEG-Verwaltung. Beschlüsse, Hausgeldabrechnungen und Zuständigkeitsfragen kosten Abstimmung.
• Die Betriebskostenabrechnung muss aus der Hausgeldabrechnung entwickelt werden. Die nicht umlagefähigen Positionen — Zuführung zur Instandhaltungsrücklage, Vergütung der WEG-Verwaltung, Instandsetzungskosten — sind herauszurechnen.
• Zwei Wohnungen in zwei verschiedenen WEGs sind zwei Objekte, nicht ein Bestand mit zwei Einheiten.

Rechnen Sie deshalb bei Angeboten immer nach, welche Bezugsgröße gilt. Ein Preis „je Objekt“ und ein Preis „je Einheit“ sind bei Einzelwohnungen dasselbe — bei einem Mietshaus mit acht Parteien nicht.

Laufzeit und Kündigung als Preisfaktor

Der Monatspreis allein sagt wenig, wenn Sie zwei Jahre gebunden sind. Achten Sie auf vier Punkte:

1. Mindestlaufzeit. Zwölf Monate sind verbreitet, aber keine Notwendigkeit der Sache — es gibt Anbieter ohne Bindung. Rechnen Sie eine Mindestlaufzeit als Preisbestandteil: Sie nimmt Ihnen den Ausweg für den Fall, dass die Zusammenarbeit nicht trägt, und genau dieser Fall zeigt sich meist in den ersten Monaten.
2. Kündigungsfrist danach. Monatlich, quartalsweise oder zum Jahresende macht bei einem Wechsel mehrere Monatsbeiträge Unterschied.
3. Behandlung des Onboarding-Entgelts bei früher Kündigung. Wird es anteilig zurückgefordert? Steht das im Vertrag?
4. Herausgabe der Daten bei Vertragsende. Vereinbaren Sie ausdrücklich, dass Sie Buchhaltung und Belege in verwendbarer Form zurückbekommen. Ohne diese Klausel wird der Wechsel teuer.

Checkliste: Angebote vergleichbar machen

Bevor Sie Preise nebeneinanderlegen, bringen Sie alle Angebote auf dieselbe Basis:

Legen Sie dann alle Angebote als Jahreskosten für Ihren konkreten Bestand nebeneinander — einmal für ein ruhiges Jahr und einmal für ein Jahr mit einem Mieterwechsel und einer Mieterhöhung. Erst diese zweite Zahl zeigt, welches Angebot wirklich günstiger ist.

Die Nebenkostenabrechnung einzeln vergeben

In fast jedem Verwaltungsangebot ist die Nebenkostenabrechnung eine Sondervergütung — sie steckt nicht im Monatssatz, sondern kommt einmal im Jahr obendrauf. Beim Vergleich zweier Angebote ist das die Position, die den Unterschied macht, und beim Selbstverwalten die Position mit dem Fristrisiko.

Damit gibt es für diese eine Position zwei Wege, die beide ohne laufenden Vertrag funktionieren.

Selbst rechnen. Die Nebenkostenabrechnung-Vorlage führt durch den Katalog des § 2 BetrKV, rechnet Heizkosten nach der Heizkostenverordnung und die CO₂-Aufteilung nach dem Stufenmodell und erzeugt die Abrechnung je Mieter als PDF. Kostenlos und vollständig — genau die Arbeit, für die eine Verwaltung die Sondervergütung berechnet.

Einzeln vergeben. Abrechnungsdienste rechnen diese eine Position ohne laufenden Vertrag ab, meist je Wohneinheit und Abrechnungsjahr. Was dabei zum Leistungsumfang gehört und woran zwei Angebote vergleichbar werden, steht unter Nebenkostenabrechnung erstellen lassen — die wichtigste Frage ist, ob die Zustellung an die Mieter enthalten ist.

Milvo bietet weder eine laufende Verwaltung noch die Abrechnung im Auftrag an. Dieser Artikel ordnet den Markt ein; von uns kommen die kostenlosen Werkzeuge.

Woran Sie ein unseriöses Angebot erkennen

• Kein Preis ohne Objektbesichtigung. Für eine kaufmännische Verwaltung ist eine Besichtigung nicht erforderlich.
• Unbestimmte Zusatzposten wie „Sonderleistungen nach Aufwand“ ohne Stundensatz.
• Lange Mindestlaufzeiten von mehr als zwei Jahren ohne Gegenleistung.
• Keine Aussage zur Berufshaftpflicht. Eine Vermögensschadenhaftpflicht gehört zur Grundausstattung einer Verwaltung. Fragen Sie Versicherer und Deckungssumme ab.
• Kein Zugriff auf Ihre eigenen Daten. Sie müssen jederzeit an Belege und Buchhaltung kommen — auch nach Vertragsende.

Nächster Schritt

Die teuerste Einzelposition in jedem Verwaltungsangebot ist die Nebenkostenabrechnung — sie wird fast überall als Sondervergütung zusätzlich berechnet, und sie ist der Teil, an dem die Fristen hängen. Bevor Sie ein Angebot unterschreiben, lohnt es also, diese Position einmal selbst durchzurechnen: Dann wissen Sie, was die Sondervergütung tatsächlich abdeckt.

Dafür gibt es die Nebenkostenabrechnung-Vorlage, kostenlos und ohne Anmeldung.

Worauf es bei der Abrechnung inhaltlich ankommt, steht in zwei weiteren Artikeln: welche Nebenkosten überhaupt umlagefähig sind und welche Fristen und Pflichtangaben gelten.