Was kostet eine Mietverwaltung? Preise pro Einheit im Überblick

Die drei Abrechnungsmodelle — und warum der Vergleich so schwerfällt

Bevor Sie Preise vergleichen können, müssen Sie wissen, nach welcher Logik abgerechnet wird. Am Markt sind drei Modelle verbreitet.

Die Spannen sind eine Orientierung aus Angeboten für kleine Bestände und schwanken regional erheblich — als Verhandlungsanker taugen sie, als Beweis nicht.

Die dritte Variante ist der eigentliche Grund, warum Preisvergleiche in dieser Branche schwierig sind. Eine Grundgebühr von 18 Euro je Einheit sieht günstig aus — bis die Nebenkostenabrechnung mit 12 Euro je Einheit, die Mieterhöhung mit einem Pauschalhonorar und der Mieterwechsel mit einer Neuvermietungsgebühr dazukommen.

Was den Preis nach oben treibt

Die Preisspanne von 22 bis 35 Euro ist keine Willkür. Vier Faktoren erklären fast die gesamte Streuung.

Bestandsgröße. Der Aufwand pro Objekt sinkt nicht proportional zur Einheitenzahl. Objektanlage, Kontenanlage, Kommunikation mit Versorgern und Messdienst fallen einmal an — egal ob zwei oder zwanzig Einheiten daran hängen. Deshalb bekommen kleine Bestände die höheren Sätze, wenn sie überhaupt ein Angebot bekommen.

Einzelwohnungen statt Haus. Zwei Wohnungen in zwei verschiedenen WEGs verursachen mehr Arbeit als vier Wohnungen in einem Haus: zwei WEG-Verwaltungen als Gegenstelle, zwei Hausgeldabrechnungen, zwei Beschlusslagen.

Leistungstiefe. Ob Mieterkommunikation, Mahnwesen und Nebenkostenabrechnung enthalten sind, macht mehr Unterschied als der Grundpreis. Eine Verwaltung für 20 Euro ohne Nebenkostenabrechnung ist teurer als eine für 25 Euro mit.

Region. In Großstädten mit hohem Lohnniveau liegen Angebote regelmäßig am oberen Rand der Spanne.

Diese Leistungen entscheiden über den echten Preis

Fragen Sie nicht nur nach dem Preis, sondern nach diesen sechs Punkten. Sie sind die üblichen Zusatzposten:

1. Nebenkostenabrechnung — enthalten oder je Einheit extra? Und: nur Erstellung oder auch Zustellung und Nachhalten?
2. Mahnwesen — bis zu welcher Stufe? Wer trägt die Kosten des Inkassos oder des Anwalts?
3. Mieterwechsel — Neuvermietung, Wohnungsübergabe, Kautionsabwicklung sind oft nicht enthalten.
4. Mieterhöhung — Prüfung und Erhöhungsverlangen werden häufig separat honoriert.
5. Instandhaltung — Koordination von Handwerkern, Angebotseinholung, Rechnungsprüfung.
6. Buchhaltung — bekommen Sie eine steuerberaterfertige Übergabe mit DATEV-Export oder eine PDF-Liste?

Was kostet die Verwaltung im Verhältnis zur Miete?

Für die Entscheidung ist die absolute Zahl weniger aussagekräftig als der Anteil an der Miete. Als Orientierung:

Zwei Dinge sind daran wichtig. Erstens: Bei einem Pauschalpreis je Einheit sinkt der prozentuale Anteil, je höher die Miete ist — bei prozentualer Abrechnung nicht. Zweitens: Verwaltungskosten sind nicht auf den Mieter umlagefähig. Sie tragen sie aus der Nettomiete. In der steuerlichen Behandlung sind sie in der Regel Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung — die Details klärt Ihr Steuerberater.

Onboarding, Setup, Einrichtung

Fast alle Verwaltungen erheben eine Einrichtungsgebühr, und das aus einem sachlichen Grund: Die Übernahme eines Bestands ist der teuerste Teil des ersten Jahres. Mietverträge müssen erfasst, Sollstellungen aufgebaut, Kautionen geprüft, Belege digitalisiert und Vorjahresabrechnungen nachvollzogen werden.

Achten Sie auf drei Punkte:

• Höhe und Bezugsgröße: je Einheit oder je Objekt?
• Rückvergütung: Wird die Gebühr bei einer Mindestlaufzeit angerechnet?
• Umfang: Ist die Digitalisierung von Papierunterlagen enthalten oder wird sie nach Aufwand berechnet?

Bei uns kostet das Onboarding einmalig 99 Euro je Einheit und wird bei zwölf Monaten Laufzeit vollständig gutgeschrieben. Danach ist der Vertrag monatlich kündbar.

Sonderfall: Was kostet die Sondereigentumsverwaltung?

Für einzelne vermietete Eigentumswohnungen liegen die Sätze am Markt regelmäßig am oberen Rand der Spanne oder darüber — obwohl es „nur eine Wohnung“ ist. Der Grund liegt in der Struktur, nicht in der Größe:

• Es gibt eine zusätzliche Gegenstelle: die WEG-Verwaltung. Beschlüsse, Hausgeldabrechnungen und Zuständigkeitsfragen kosten Abstimmung.
• Die Betriebskostenabrechnung muss aus der Hausgeldabrechnung entwickelt werden. Die nicht umlagefähigen Positionen — Zuführung zur Instandhaltungsrücklage, Vergütung der WEG-Verwaltung, Instandsetzungskosten — sind herauszurechnen.
• Zwei Wohnungen in zwei verschiedenen WEGs sind zwei Objekte, nicht ein Bestand mit zwei Einheiten.

Rechnen Sie deshalb bei Angeboten immer nach, welche Bezugsgröße gilt. Ein Preis „je Objekt“ und ein Preis „je Einheit“ sind bei Einzelwohnungen dasselbe — bei einem Mietshaus mit acht Parteien nicht.

Laufzeit und Kündigung als Preisfaktor

Der Monatspreis allein sagt wenig, wenn Sie zwei Jahre gebunden sind. Achten Sie auf vier Punkte:

1. Mindestlaufzeit. Üblich sind zwölf Monate. Deutlich längere Bindungen sollten eine erkennbare Gegenleistung haben.
2. Kündigungsfrist danach. Monatlich, quartalsweise oder zum Jahresende macht bei einem Wechsel mehrere Monatsbeiträge Unterschied.
3. Behandlung des Onboarding-Entgelts bei früher Kündigung. Wird es anteilig zurückgefordert? Steht das im Vertrag?
4. Herausgabe der Daten bei Vertragsende. Vereinbaren Sie ausdrücklich, dass Sie Buchhaltung und Belege in verwendbarer Form zurückbekommen. Ohne diese Klausel wird der Wechsel teuer.

Checkliste: Angebote vergleichbar machen

Bevor Sie Preise nebeneinanderlegen, bringen Sie alle Angebote auf dieselbe Basis:

Legen Sie dann alle Angebote als Jahreskosten für Ihren konkreten Bestand nebeneinander — einmal für ein ruhiges Jahr und einmal für ein Jahr mit einem Mieterwechsel und einer Mieterhöhung. Erst diese zweite Zahl zeigt, welches Angebot wirklich günstiger ist.

Unsere Preise

Wir arbeiten mit einem Festpreis je Einheit — sichtbar, ohne Staffelung nach Objektgröße und ohne Angebotsprozess. Die Beträge sind Gesamtpreise: Umsatzsteuer wird nach § 19 UStG nicht erhoben, es kommt nichts hinzu.

Im Paket Kaufmännisch enthalten sind digitaler Posteingang, komplette Objektbuchhaltung mit DATEV-Export, Mieteingangskontrolle und Mahnwesen, Nebenkostenabrechnung inklusive Zustellung und Nachhalten, Fristen- und Vertragsmanagement sowie Vorschläge zu Mieterhöhungen. Im Paket Komplett sind wir zusätzlich der Ansprechpartner Ihrer Mieter und koordinieren Reparaturen.

Was das für Ihren Bestand bedeutet, rechnet der Preisrechner aus — mit Monats-, Jahres- und Onboarding-Betrag.

Woran Sie ein unseriöses Angebot erkennen

• Kein Preis ohne Objektbesichtigung. Für eine kaufmännische Verwaltung ist eine Besichtigung nicht erforderlich.
• Unbestimmte Zusatzposten wie „Sonderleistungen nach Aufwand“ ohne Stundensatz.
• Lange Mindestlaufzeiten von mehr als zwei Jahren ohne Gegenleistung.
• Keine Aussage zur Berufshaftpflicht. Eine Vermögensschadenhaftpflicht gehört zur Grundausstattung einer Verwaltung. Fragen Sie Versicherer und Deckungssumme ab.
• Kein Zugriff auf Ihre eigenen Daten. Sie müssen jederzeit an Belege und Buchhaltung kommen — auch nach Vertragsende.

Nächster Schritt

Wenn Sie wissen wollen, ob sich eine Verwaltung für Ihren Bestand rechnet, hilft weniger ein Preisvergleich als eine ehrliche Aufwandsrechnung: Selbst verwalten oder verwalten lassen?

Wenn Sie schon mehrfach vergeblich angefragt haben, lesen Sie warum kleine Bestände abgelehnt werden.

Und wenn Sie den konkreten Preis für Ihre Einheitenzahl sehen wollen: Preise und Rechner oder direkt zur Mietverwaltung.