Nebenkostenabrechnung-Vorlage 2026: kostenlos erstellen
Sechs Fragen, dann steht die fertige Abrechnung je Mieter als PDF — nach § 2 BetrKV, Heizkostenverordnung und CO₂-Stufenmodell.
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Frage 1 von 5
Für welches Jahr rechnen Sie ab?
Damit steht fest, wie lange Sie noch Zeit haben — die Frist ist der einzige Teil dieser Aufgabe, der sich nicht nachholen lässt.
Was in eine Nebenkostenabrechnung gehört
Eine Abrechnung ist formell in Ordnung, wenn ein durchschnittlicher Mieter sie ohne fremde Hilfe nachvollziehen kann. Dafür braucht sie vier Angaben: die Gesamtkosten je Position, den Verteilerschlüssel, die Berechnung des Anteils und den Abzug der Vorauszahlungen. Fehlt eine davon, ist die Abrechnung angreifbar — unabhängig davon, ob die Zahlen stimmen.
Die Frist: zwölf Monate
Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Abrechnung dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugegangen sein. Für das Kalenderjahr 2025 ist das der 31. Dezember 2026. Danach können Sie eine Nachzahlung nicht mehr verlangen — ein Guthaben des Mieters bleibt dagegen bestehen. Der Zugang zählt, nicht das Absenden.
Was Sie nicht umlegen dürfen
Der häufigste Fehler ist kein Rechenfehler, sondern eine Position, die gar nicht hineingehört. Nicht umlagefähig sind unter anderem:
- Instandhaltung und Instandsetzung, also jede Reparatur
- Verwaltungskosten, auch die Kosten einer Hausverwaltung
- Rücklagen und Erhaltungsrücklage
- Bankgebühren, Porto und Kontoführung
- Leerstandskosten — sie trägt der Vermieter
- Reparaturanteile in Wartungsverträgen
Besonders zu beachten: Das Nebenkostenprivileg für Kabelfernsehen ist zum 1. Juli 2024 entfallen. Wer die Kosten des Kabelanschlusses weiterhin pauschal über die Betriebskosten umlegt, rechnet eine Position ab, die es so nicht mehr gibt.
Heizkosten folgen eigenen Regeln
Heizung und Warmwasser lassen sich nicht frei verteilen. Die Heizkostenverordnung verlangt, dass mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Verbrauch abgerechnet werden; der Rest geht nach Wohnfläche. Ohne Verbrauchserfassung darf der Mieter die Abrechnung um 15 Prozent kürzen.
Die CO₂-Kosten teilen sich
Seit dem 1. Januar 2023 tragen Vermieter bei Erdgas und Heizöl einen Teil der CO₂-Kosten — je schlechter der energetische Zustand des Gebäudes, desto mehr. Das Stufenmodell in der Anlage zum CO2KostAufG reicht von 0 Prozent Vermieteranteil unter 12 kg CO₂ je Quadratmeter und Jahr bis zu 95 Prozent ab 52 kg. Auf Ihrer Rechnung stehen dafür zwei Angaben: die CO₂-Menge in Kilogramm und der darin enthaltene CO₂-Kostenanteil in Euro. Den Kennwert je Quadratmeter finden Sie dort nicht — er ist aus der Menge und der Wohnfläche zu errechnen. Der Generator oben tut das und stuft die Abrechnung anschliessend selbst ein.