Welche Nebenkosten sind umlagefähig? Der Katalog des § 2 BetrKV

Zuerst die Voraussetzung, nicht der Katalog

Bevor auch nur eine Position geprüft wird, entscheidet eine andere Frage über die gesamte Abrechnung: Ist die Umlage im Mietvertrag vereinbart?

Nach § 556 Abs. 1 BGB können die Parteien vereinbaren, dass der Mieter die Betriebskosten trägt. Sie müssen es nicht. Fehlt die Vereinbarung, sind die Betriebskosten mit der Miete abgegolten — es liegt eine Inklusivmiete vor, und Sie können nichts umlegen. Auch nicht anteilig, auch nicht nachträglich, auch nicht mit dem Argument, es sei ja ortsüblich.

Ein Verweis auf „die Betriebskosten nach der Betriebskostenverordnung“ genügt für die Positionen des Katalogs. Für die sonstigen Betriebskosten nach § 2 Nr. 17 BetrKV genügt er nicht — dazu unten mehr.

Was Betriebskosten sind — vier Merkmale

§ 1 Abs. 1 BetrKV definiert sie als Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen. Daraus ergeben sich vier Merkmale, die alle vorliegen müssen:

1. Laufend — die Kosten wiederholen sich. Eine einmalige Ausgabe ist keine Betriebskostenposition, auch wenn sie sonst in den Katalog passte.
2. Durch Eigentum oder bestimmungsmäßigen Gebrauch — nicht durch Sondernutzung einzelner Mieter.
3. Beim Eigentümer entstehend — was der Mieter direkt an einen Versorger zahlt, läuft nicht über Ihre Abrechnung.
4. Im Katalog des § 2 BetrKV enthalten — oder als sonstige Betriebskosten konkret vereinbart.

Fällt eines der vier Merkmale weg, ist die Position nicht umlagefähig. Das ist der ganze Prüfmaßstab.

Der Katalog: 17 Positionen

Was nie umlagefähig ist

§ 1 Abs. 2 BetrKV nimmt zwei Blöcke ausdrücklich aus. Sie sind der häufigste Grund für Kürzungen:

Verwaltungskosten. Kosten der Geschäftsführung, der Aufsicht, der Buchführung, der Abrechnungserstellung, der gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen. Bei Wohnraum sind sie nicht umlagefähig — auch nicht anteilig, auch nicht als Pauschale, auch nicht, wenn der Mietvertrag es vorsieht. Eine entsprechende Klausel ist unwirksam. (Bei Gewerberaummietverträgen gilt das nicht in gleicher Weise.)

Instandhaltung und Instandsetzung. Alles, was Mängel beseitigt oder die Substanz erhält. Die Reparatur der Heizung, der Austausch eines Fensters, die Erneuerung des Bodenbelags im Treppenhaus.

Bei vermieteten Eigentumswohnungen kommt ein dritter Block hinzu, den die Hausgeldabrechnung mitliefert: die Zuführung zur Instandhaltungsrücklage und die Vergütung der WEG-Verwaltung. Beides ist nicht umlagefähig. Wie die Hausgeldabrechnung zu filtern ist, steht im Artikel zu Fristen und Pflichtangaben.

Die fünf Stellen, an denen es tatsächlich schiefgeht

1. Der Hauswart

§ 2 Nr. 14 BetrKV ist die einzige Katalogposition, die ihre eigene Ausnahme mitschreibt: Zu den Kosten des Hauswarts gehören nicht die Kosten für Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen und Verwaltung.

Praktisch heißt das: Ein Hausmeister, der Treppenhaus reinigt, Streudienst leistet und den Garten pflegt, ist umlagefähig. Derselbe Hausmeister, der tropfende Wasserhähne repariert und Wohnungsübergaben protokolliert, ist es anteilig nicht. Ohne eine nachvollziehbare Aufteilung — nach Stunden oder nach einem begründeten Prozentsatz — ist die Position angreifbar.

Der zweite Fehler bei dieser Position: Reinigung, die schon über Nr. 9 abgerechnet wird, darf nicht zusätzlich im Hauswartvertrag stecken. Doppelabrechnung derselben Leistung.

2. Kabelfernsehen — seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr umlagefähig

Das sogenannte Nebenkostenprivileg ist entfallen. Bis zum 30. Juni 2024 konnten Vermieter die laufenden Entgelte für einen Kabel- oder Breitbandanschluss über die Betriebskosten umlegen. Seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr. Der Mieter schließt seinen Vertrag selbst.

Das ist der Punkt, an dem viele Musterabrechnungen und ältere Ratgeber im Netz noch falsch liegen — und ein Fehler, der sich über die Jahre summiert, weil er jede Abrechnung betrifft.

Zwei Dinge bleiben umlagefähig:

• Die Betriebskosten der gebäudeinternen Verteilanlage selbst (Nr. 15), also Betrieb und Wartung der Anlage — nicht das Programmentgelt.
• Das Glasfaserbereitstellungsentgelt nach § 72 TKG, wenn das Gebäude neu mit Glasfaser erschlossen wurde: höchstens 60 Euro je Wohneinheit und Jahr, insgesamt höchstens 540 Euro. Voraussetzung ist unter anderem, dass der Mieter seinen Anbieter frei wählen kann.

3. „Sonstige Betriebskosten“ nach Nr. 17

Nummer 17 ist keine Auffangklausel, mit der sich alles Übrige umlegen lässt. Sie wirkt nur, wenn die betreffende Kostenart im Mietvertrag konkret benannt ist. Ein Vertrag, der pauschal auf „sonstige Betriebskosten“ verweist, trägt nichts.

Typische Positionen, die dort hingehören und deshalb ausdrücklich in den Vertrag müssen: Wartung von Rauchwarnmeldern, Dachrinnenreinigung, Prüfung von Elektroanlagen, Wartung der Lüftungsanlage, Legionellenprüfung.

Bei laufenden Verträgen lässt sich das nicht nachträglich reparieren — was nicht drinsteht, ist nicht umlagefähig. Bei Neuvermietungen ist es eine Minute Arbeit.

4. Leerstand geht zu Ihren Lasten

Stehen Einheiten leer, tragen Sie die darauf entfallenden Betriebskosten selbst. Sie dürfen den Anteil nicht auf die verbleibenden Mieter verteilen. Das gilt auch dann, wenn der Umlageschlüssel nach Wohnfläche geht und der Leerstand die Rechnung für alle anderen verschlechtert.

5. Das Wirtschaftlichkeitsgebot

§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB verpflichtet Sie zur Beachtung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit. Sie schulden keine Bestpreise, aber Sie dürfen nicht beliebig teuer einkaufen und die Rechnung durchreichen.

Praktisch relevant wird das bei den großen Positionen: Versicherung, Hausmeisterdienst, Gartenpflege. Wer einen deutlich überteuerten Vertrag umlegt, muss mit einer Kürzung rechnen. Ein dokumentierter Vergleich vor Vertragsabschluss ist die einfachste Absicherung — und kostet einmal eine Stunde statt jedes Jahr eine Diskussion.

Wenn neue Betriebskosten entstehen

Kommt während des laufenden Mietverhältnisses eine neue Kostenart hinzu — etwa eine erstmals vorgeschriebene Prüfung —, lässt sie sich nur umlegen, wenn der Mietvertrag das hergibt. Enthält er lediglich eine Aufzählung einzelner Positionen ohne Öffnung für künftige, bleibt es dabei.

Unabhängig davon können Sie nach § 560 Abs. 4 BGB die Vorauszahlungen nach einer Abrechnung auf eine angemessene Höhe anpassen. Das ist kein Umlagerecht, sondern eine Liquiditätsfrage — es verändert nicht, was am Jahresende umlagefähig ist.

Was Sie abgeben können

Der Katalog ist in zwanzig Minuten gelesen. Was Zeit kostet, ist das andere: Verträge auf Instandsetzungsanteile durchsehen, den Hausmeistervertrag aufteilen, prüfen, ob Nummer 17 im Mietvertrag überhaupt trägt, und das Jahr für Jahr konsistent halten. Genau dort entstehen die Fehler, die eine Nachforderung kosten.

Wir übernehmen die Nebenkostenabrechnung als Einzelprodukt — mit Prüfung der Umlagefähigkeit, Zustellung an Ihre Mieter und Nachhalten der Nachzahlungen, zum Festpreis je Einheit: Nebenkostenabrechnung erstellen lassen.

Wenn die Abrechnung nur ein Teil des Problems ist, ist sie in der laufenden Mietverwaltung enthalten. Was das für Ihren Bestand kostet, rechnet der Preisrechner aus.

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