Orientierung
Nebenkostenabrechnung erstellen lassen: was dazugehört, was es kostet
Wer die Nebenkostenabrechnung abgibt, kauft vier verschiedene Dinge, die selten alle im selben Angebot stecken. Diese Seite sagt, welche das sind, wer sie anbietet und woran zwei Angebote vergleichbar werden.
Milvo bietet die Abrechnung derzeit nicht als Dienstleistung an. Hier stehen Werkzeuge und Ratgeber — für die Nebenkostenabrechnung ein kostenloser Generator, der die Arbeit übernimmt, aber im Browser bleibt.
Die Prüfliste
Vier Bestandteile — und der dritte fehlt in vielen Angeboten
Die Frist des § 556 Abs. 3 BGB läuft gegen den Zugang beim Mieter, nicht gegen die Erstellung. Ein Angebot, das nur das PDF liefert, lässt genau den Teil bei Ihnen, an dem die Frist hängt.
Erstellung nach BetrKV und HeizkostenV
Vollständige Abrechnung mit allen Pflichtangaben: Zusammenstellung der Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Anteil des Mieters, Abzug der Vorauszahlungen. Dazu die CO₂-Kostenaufteilung nach CO2KostAufG, wo mit Erdgas oder Heizöl geheizt wird.
Prüfung der Umlagefähigkeit
Umlagefähige Betriebskosten von nicht umlagefähigen Positionen trennen — bei Eigentumswohnungen also Instandhaltungsrücklage und WEG-Verwaltergebühr aus der Hausgeldabrechnung herausrechnen. Beide sehen nach Betriebskosten aus und sind keine.
Zustellung an die Mieter
Versand und Dokumentation des Versands. Die Frist nach § 556 Abs. 3 BGB läuft gegen den Zugang, nicht gegen die Erstellung — ob ein Anbieter zustellt oder nur das PDF liefert, ist deshalb der wichtigste Unterschied zwischen zwei Angeboten.
Nachhalten von Nachzahlung und Guthaben
Nachzahlungen im Blick behalten, bei Ausbleiben erinnern, Guthaben-Auszahlungen vorbereiten und Einwendungen der Mieter sachlich prüfen. Dieser Teil steht in vielen Angeboten nicht drin und fällt dann auf den Eigentümer zurück.
Die Frist nach § 556 Abs. 3 BGB
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Danach sind Nachforderungen grundsätzlich ausgeschlossen — ein Guthaben bleibt dagegen auszuzahlen. Wer beauftragt, sollte deshalb schriftlich festhalten, bis wann die Unterlagen vorliegen müssen und wer zustellt. Wer selbst abrechnet, rechnet den Postweg mit ein und hebt den Nachweis auf.
Wer das macht
Vier Wege, und sie kosten Verschiedenes
Preise lassen sich zwischen diesen vier Wegen nicht direkt vergleichen — sie enthalten Unterschiedliches und rechnen nach unterschiedlichen Bezugsgrössen ab.
Abrechnungsdienste
Rechnen meist je Wohneinheit und Abrechnungsjahr ab und sind auf genau diese eine Aufgabe eingerichtet. Ob die Zustellung an die Mieter enthalten ist, unterscheidet sich von Anbieter zu Anbieter — und ist die Frage, die den Preis erklärt.
Hausverwaltungen
Nehmen die Abrechnung in der Regel in einen laufenden Monatspreis auf, oft mit gesondertem Aufschlag im Abrechnungsjahr. Lohnt sich, wenn ohnehin laufende Verwaltung gebraucht wird, nicht für die Abrechnung allein.
Steuerberater
Rechnen nach Aufwand und haben die Belege ohnehin. Sie bringen steuerliche Beurteilung mit, die ein Abrechnungsdienst nicht leisten darf — stellen dafür üblicherweise nicht an die Mieter zu.
Selbst machen
Kostet einen Arbeitstag, beim ersten Mal mehr, und ist danach in den Folgejahren deutlich schneller. Die Fehlerquellen sind bekannt und benennbar; das Werkzeug unten führt an ihnen entlang.
FAQ
Fragen zur Nebenkostenabrechnung
Fristen, Unterlagen, CO₂-Kosten und der Sonderfall Eigentumswohnung.
Was passiert mit der 12-Monats-Frist der Nebenkostenabrechnung?
Die Abrechnung muss Ihrem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 ist das der 31.12.2026.
Entscheidend ist der Zugang beim Mieter, nicht das Erstellungsdatum. Versäumen Sie die Frist, sind Nachforderungen grundsätzlich ausgeschlossen — ein Guthaben müssen Sie dem Mieter dagegen weiterhin auszahlen. Rechnen Sie den Postweg also mit ein und heben Sie den Nachweis der Zustellung auf.
Wie rechnet man für eine einzelne Eigentumswohnung ab?
Das ist der Fall, in dem am meisten schiefgeht. Die WEG-Verwaltung erstellt die Hausgeldabrechnung — das ist nicht die Nebenkostenabrechnung für Ihren Mieter. Dazwischen liegt eine Umrechnung.
Dabei sind die umlagefähigen Betriebskosten nach BetrKV von den nicht umlagefähigen Positionen zu trennen, insbesondere von der Zuführung zur Instandhaltungsrücklage und der WEG-Verwaltergebühr. Genau an dieser Stelle entstehen die meisten Fehler — beide Positionen sehen nach Betriebskosten aus und sind keine.
Kommt die Hausgeldabrechnung zu spät, rechnen Sie fristgerecht mit den bekannten Zahlen ab, statt zu warten. Die Frist läuft gegen Sie, nicht gegen Ihre WEG-Verwaltung.
Ersetzt die Nebenkostenabrechnung den Steuerberater?
Nein. Die Nebenkostenabrechnung geht an Ihre Mieter, die Steuererklärung ans Finanzamt — das sind zwei verschiedene Rechnungen aus denselben Belegen. Wir beraten nicht steuerlich.
Wer die Abrechnung mit sauber zugeordneten Belegen erstellt, gibt dem Steuerberater allerdings eine sortierte Grundlage statt eines Schuhkartons. Für alles Steuerliche bleibt er zuständig.
Was kostet es, eine Nebenkostenabrechnung erstellen zu lassen?
Das hängt davon ab, wen Sie fragen und was im Preis steckt. Abrechnungsdienste rechnen meist je Wohneinheit und Abrechnungsjahr ab, Hausverwaltungen oft als Teil eines Monatspreises, Steuerberater nach Aufwand. Milvo bietet die Abrechnung derzeit nicht als Dienstleistung an — hier steht das kostenlose Werkzeug.
Vergleichbar werden Angebote erst über den Umfang: Ist die Zustellung an die Mieter enthalten oder bekommen Sie nur ein PDF? Wird die Umlagefähigkeit geprüft oder nur addiert? Werden Einwendungen der Mieter bearbeitet? Die vier Punkte weiter oben auf dieser Seite sind als Prüfliste dafür gedacht.
Welche Unterlagen braucht die Abrechnung?
Die Betriebskostenbelege des Abrechnungsjahres, die Mietverträge mit den vereinbarten Vorauszahlungen und die Verbrauchsdaten des Messdienstleisters.
Bei einer Eigentumswohnung tritt die Hausgeldabrechnung der WEG-Verwaltung an die Stelle der Einzelbelege. Wer die Abrechnung abgibt, sollte diese Unterlagen beisammen haben, bevor er ein Angebot einholt — daran hängt der Aufwand und damit der Preis.
Wie werden die CO₂-Kosten aufgeteilt?
Bei Gebäuden mit Erdgas- oder Heizölversorgung nach dem Stufenmodell des CO₂-Kostenaufteilungsgesetzes (CO2KostAufG) zwischen Vermieter und Mieter.
Maßgeblich ist der spezifische CO₂-Ausstoß des Gebäudes je Quadratmeter und Jahr; je schlechter der energetische Zustand, desto höher der Anteil des Vermieters. Der Anteil muss in der Abrechnung offen ausgewiesen sein — das ist Pflichtangabe und kein Zusatz. Das kostenlose Werkzeug nimmt die Einstufung mit vor.
Abrechnung 2025 noch offen?
Der kostenlose Generator führt durch den Katalog des § 2 BetrKV, verteilt Heizung und Warmwasser nach der Heizkostenverordnung, stuft die CO₂-Kosten nach dem Stufenmodell ein und gibt das fertige Anschreiben je Mieter als PDF aus. Ohne Anmeldung, im Browser, vollständig — keine Testversion.