Wohnungsübergabeprotokoll: die Vorlage für Ihre Wohnung
Kein Gesetz schreibt ein Übergabeprotokoll vor. Es entscheidet trotzdem: Wer bei Einzug oder Rückgabe nicht festhält, in welchem Zustand die Wohnung war, hat später nichts in der Hand. Und ab dem Tag der Rückgabe laufen sechs Monate, in denen Ersatzansprüche geltend gemacht sein müssen (§ 548 Abs. 1 BGB).
- Ihre Räume statt vier Standardzeilen
- Keine Anmeldung, keine E-Mail-Adresse
- Für Einzug und Auszug
Von Richard, Geschäftsführung von Milvo · Stand: 11.08.2026 · Normen an gesetze-im-internet.de geprüft
Es gibt keine Pflicht — und genau das ist der Punkt
Das Bürgerliche Gesetzbuch kennt kein Übergabeprotokoll. § 546 Abs. 1 BGB sagt nur, dass der Mieter die Wohnung nach Ende des Mietverhältnisses zurückzugeben hat; wie das dokumentiert wird, steht nirgends. Es gibt keinen Vordruck, keine Formvorschrift und keine Frist für das Blatt selbst.
Deshalb ist es kein Verwaltungsakt, sondern ein Beweismittel — und es wird genau an dem Tag gebraucht, an dem sich zwei Seiten nicht mehr einig sind. Wer den Anspruch geltend macht, muss ihn belegen. Für den Vermieter heisst das: Er muss zeigen, dass der Schaden bei Rückgabe da war und bei Übergabe nicht. Ohne zwei Protokolle bleibt dafür die Erinnerung.
Warum das Blatt gedruckt wird und nicht getippt
Eine Übergabe findet in einer leeren Wohnung statt. Man geht durch die Räume, öffnet Schränke, liest Zähler im Keller ab und hat dabei Schlüssel in der Hand. Das ist keine Lage, in der man auf einem Telefon tippt.
Entscheidend ist aber etwas anderes: Beide Seiten unterschreiben, und zwar gleichzeitig am selben Ort. Genau darin liegt der Beweiswert. Ein Protokoll, das hinterher am Schreibtisch entsteht, hat ihn nicht — der Mieter müsste nachträglich bestätigen, was jemand anderes aufgeschrieben hat, und damit ist die Gleichzeitigkeit weg, um die es ging. Deshalb wird das Blatt vorher gedruckt, und zwar zweimal: Jede Seite nimmt eine unterschriebene Ausfertigung mit.
Was ein Werkzeug dabei besser kann als ein fertiges PDF, ist nicht das Ausfüllen, sondern das Zuschneiden. Der Vordruck oben trägt Ihre Räume statt vier Standardzeilen, Ihre Zählerarten mit den Nummern aus der letzten Abrechnung, die Anschrift, den Termin und die Namen. Leer bleibt genau das, was Sie vor Ort feststellen: der Zustand je Raum, die Zählerstände, die Anzahl der Schlüssel und die Unterschriften.
Wer lieber tippt oder das Protokoll hinterher in Reinschrift ausfertigen möchte, bekommt daneben das fertig ausgefüllte PDF. Unterschrieben wird auch dann von Hand.
Was hineingehört
Ohne Normspalte, anders als bei der Wohnungsgeberbestätigung: Für den Inhalt eines Übergabeprotokolls gibt es keine Vorschrift, aus der sich etwas ableiten liesse. Die Begründung ist praktisch.
| Angabe | Warum |
|---|---|
| Anschrift der Wohnung und Lage im Haus | Ohne sie belegt das Blatt den Zustand irgendeiner Wohnung. Bei mehreren Einheiten im Haus entscheidet die Lageangabe. |
| Tag und Uhrzeit der Übergabe | Der Tag setzt die Frist des § 548 Abs. 1 BGB in Gang. Die Uhrzeit zählt, wenn am selben Tag noch abgelesen oder weitervermietet wird. |
| Namen der Anwesenden | Wer nicht dabei war, kann später nichts bestätigen. Eine dritte anwesende Person ist der einzige Zeuge, den ein Protokoll je bekommt. |
| Zustand jedes Raumes, einzeln | Ein Raum ohne Eintrag ist kein Raum ohne Mängel. Was nicht im Protokoll steht, steht später als Aussage gegen Aussage da. |
| Zählerstände mit Zählernummer | Der Stand allein lässt sich keinem Gerät zuordnen. Erst die Nummer macht ihn zur Abrechnungsgrundlage. |
| Übergebene Schlüssel nach Art und Anzahl | Die Zahl ist der Streitpunkt, nicht die Art. Fehlt ein Schlüssel zu einer Schliessanlage, geht es um die Anlage und nicht um den Schlüssel. |
| Unterschriften beider Seiten | Ein einseitig unterschriebenes Blatt ist eine Behauptung. Verweigert eine Seite die Unterschrift, wird das vermerkt — dann ist wenigstens das belegt. |
Abnutzung ist kein Schaden
§ 538 BGB ist ein Satz und räumt die Hälfte aller Streitfälle ab: „Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache, die durch den vertragsgemäßen Gebrauch herbeigeführt werden, hat der Mieter nicht zu vertreten.“ Abgelaufenes Parkett nach zehn Jahren, vergilbte Tapete, Dübellöcher in üblicher Zahl — das ist Gebrauch, kein Schaden.
Für das Protokoll folgt daraus etwas Praktisches: Es hält den Zustand fest, nicht die Schuldfrage. Wer in der Übergabe darüber streitet, wer etwas zu vertreten hat, streitet zur falschen Zeit — die Frage stellt sich später und lässt sich nur beantworten, wenn der Zustand sauber notiert ist. Deshalb fragt das Werkzeug oben nach Befunden und nicht nach Verursachern.
Die sechs Monate des § 548 BGB
Das ist die Frist, die auf keiner der verbreiteten Vorlagen steht. § 548 Abs. 1 Satz 1 BGB: „Die Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache verjähren in sechs Monaten.“ Satz 2 nennt den Beginn: „Die Verjährung beginnt mit dem Zeitpunkt, in dem er die Mietsache zurückerhält.“
Massgeblich ist also der tatsächliche Rückerhalt — nicht das Ende des Mietverhältnisses, nicht die Kündigung, nicht die Schlüsselübergabe beim Makler. Gerechnet wird nach den allgemeinen Regeln: Der Rückgabetag zählt nicht mit (§ 187 Abs. 1 BGB), die Frist endet mit Ablauf des Tages im sechsten Monat, der dem Rückgabetag durch seine Zahl entspricht (§ 188 Abs. 2 BGB). Gibt es diesen Tag dort nicht — Rückgabe am 31. August —, endet sie mit dem letzten Tag des Monats (§ 188 Abs. 3 BGB).
Ein Unterschied zur Zwei-Wochen-Frist der Wohnungsgeberbestätigung, der oft übersehen wird: Hier gibt es keine Verschiebung auf den nächsten Werktag. § 193 BGB greift, wenn eine Willenserklärung abzugeben oder eine Leistung zu bewirken ist; der blosse Ablauf einer Verjährungsfrist ist beides nicht. Fällt der Stichtag auf einen Sonntag, ist er trotzdem der Stichtag.
Warum ein Protokoll ohne Vorbehalt teuer werden kann
Ein Rückgabeprotokoll, in dem keine Mängel stehen und das der Vermieter vorbehaltlos unterschreibt, ist mehr als eine Zustandsbeschreibung. Es kann als Erklärung gelesen werden, dass keine Ansprüche bestehen — § 397 Abs. 2 BGB trägt dafür die amtliche Überschrift „Erlassvertrag, negatives Schuldanerkenntnis“: Das Schuldverhältnis erlischt, wenn der Gläubiger vertraglich anerkennt, dass es nicht besteht.
Praktisch heisst das: Was bei der Übergabe nicht auffällt, weil ein Schrank davorsteht oder die Heizung im August nicht geprüft werden kann, ist unter Umständen weg. Genau dafür ist die Vorbehaltsklausel gedacht, die das Werkzeug oben auf Wunsch mit auf das Blatt setzt. Keine der Vorlagen auf der Ergebnisliste hat dafür ein Feld.
Welche Zählerstände Sie wirklich brauchen
Bei der Übergabe werden Zähler abgelesen — aber nicht alle Stände landen an derselben Stelle. Die Trennung entscheidet, ob Sie beim nächsten Abrechnungslauf rechnen oder schätzen:
| Zähler | Wofür | Abrechnung |
|---|---|---|
| Wasser (kalt) | Anfangs- oder Endstand für die Betriebskostenabrechnung. Ohne ihn muss der Verbrauch zwischen Vor- und Nachmieter geschätzt werden. | ja |
| Wasser (warm) | Zusätzlich nötig, wenn zentral erwärmt wird — die Warmwasserkosten werden nach § 9 HeizkostenV getrennt von der Heizung abgerechnet. | ja |
| Wärmemenge | Wärmemengenzähler der Wohnung, falls vorhanden. | ja |
| Heizkostenverteiler | Je Heizkörper einer. Die Nummer steht auf dem Gerät — bei mehreren Heizkörpern jede Position einzeln eintragen. | ja |
| Strom | Für die Ummeldung beim Versorger. Läuft über einen Vertrag zwischen Mieter und Versorger und gehört nicht in die Nebenkostenabrechnung. | nein |
| Gas | Wie beim Strom: nur relevant, wenn der Mieter einen eigenen Vertrag hat — etwa bei einer Gasetagenheizung. | nein |
Strom und Gas laufen in aller Regel über einen Vertrag zwischen Mieter und Versorger. Sie werden notiert, damit der Mieter ummelden kann — in Ihrer Nebenkostenabrechnung haben sie nichts zu suchen. Wasser, Wärmemenge und Heizkostenverteiler dagegen sind die Anfangs- und Endstände, aus denen nach der Heizkostenverordnung und über den Verteilerschlüssel abgerechnet wird. Fehlen sie, muss der Verbrauch zwischen Vor- und Nachmieter geschätzt werden, und die Schätzung ist der häufigste Anlass für einen Widerspruch.
Einzug und Auszug sind nicht dasselbe Blatt
Die verbreiteten Vorlagen lösen das mit zwei Ankreuzfeldern oben rechts. Das spart ein zweites PDF und kostet die Führung, denn die Aufgaben unterscheiden sich:
Beim Einzug wird ein Maßstab gesetzt. Was hier nicht steht, lässt sich später kaum noch belegen — und beweisen muss es die Seite, die sich darauf beruft. Ein Mieter, der eine beschädigte Fliese nicht vermerken lässt, steht beim Auszug ohne Beleg dafür da, dass sie schon vorher da war.
Beim Auszug wird verglichen, und ab diesem Tag läuft die Frist. Hier gehören Endstände, der Schlüsselrücklauf und — wenn nicht alles geprüft werden konnte — der Vorbehalt hin.
Ein Hinweis, der selten irgendwo steht: Verweigert eine Seite die Unterschrift, ist das Protokoll nicht wertlos. Vermerken Sie es im Feld „Bemerkungen“, zusammen mit dem Namen einer anwesenden dritten Person. Dann ist wenigstens belegt, was gezeigt und was besprochen wurde.
Über den Autor
Richard, Geschäftsführung von Milvo
Wirtschaftsingenieurwesen (RWTH Aachen, MIT), zuvor Aufbau eines B2B-Handelsunternehmens mit 250 Mitarbeitern. Verwaltet in Berlin einen eigenen Bestand an Mehrfamilienhäusern — Nebenkostenabrechnungen, Mahnläufe und Mieterhöhungen aus der eigenen Praxis, nicht aus der Literatur.
Die Artikel in diesem Ratgeber entstehen aus denselben Abläufen, die Milvo seinen Kunden anbietet. Sie ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.
Zuletzt geprüft: 11.08.2026