Selbst verwalten oder verwalten lassen? Der ehrliche Vergleich

Der Aufwand, den niemand mitzählt

Fragen Sie einen selbstverwaltenden Vermieter nach seinem Zeitaufwand, kommt meist: „Nicht viel, ein paar Stunden im Jahr.“ Das stimmt für ein ruhiges Jahr. Die Rechnung kippt in dem Jahr, in dem etwas passiert.

Sinnvoll ist deshalb eine Aufteilung in drei Blöcke: laufender Aufwand, Jahresaufwand und Ereignisaufwand.

Diese Werte sind Annahmen zur eigenen Kalkulation, keine Statistik — setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein. Wichtiger als die exakte Höhe ist die Struktur: Der laufende Aufwand ist gering, der Jahresaufwand ist planbar, und der Ereignisaufwand ist es nicht. Er kommt in Wellen, meist ungünstig, und er ist der Grund, warum Selbstverwaltung sich anders anfühlt, als sie sich rechnet.

Was Selbstverwaltung wirklich kostet

Neben der Zeit gibt es drei Kostenblöcke, die in der Kopfrechnung fehlen.

Fehlerkosten. Eine Nebenkostenabrechnung, die die Frist des § 556 Abs. 3 BGB verpasst, kostet die gesamte Nachforderung. Ein formell unwirksames Mieterhöhungsverlangen kostet ein Jahr Erhöhung. Ein Mahnverfahren, das zu spät beginnt, kostet Monate Miete. Diese Beträge liegen bei einer Einheit schnell über einem Jahreshonorar.

Vergessene Erträge. Wer nicht laufend beobachtet, erhöht nicht. Eine Wohnung, die zehn Jahre unter der Vergleichsmiete läuft, kostet mehr an entgangener Miete als die Verwaltung in dieser Zeit gekostet hätte — und die Kappungsgrenze streckt das Aufholen über Jahre. Mehr dazu: Mieterhöhung nach § 558 BGB.

Bindung. Selbstverwaltung ist ortsgebunden und personengebunden. Sie erschwert Urlaub, Krankheit und Umzug — und sie ist im Erbfall selten übertragbar. Wer den Bestand für die nächste Generation ordnen will, braucht dokumentierte Abläufe, nicht Ordnerwissen.

Wann Selbstverwaltung die richtige Wahl ist

Sie ist es unter drei Bedingungen — und die müssen alle drei erfüllt sein:

1. Wenige Einheiten in Wohnortnähe. Bis etwa drei Einheiten im eigenen Ort ist der Weg zum Objekt kein Faktor.
2. Sie beherrschen die Abläufe. Betriebskostenabrechnung nach BetrKV, Heizkostenverteilung nach HeizkostenV, Kautionsanlage nach § 551 BGB, Kündigungsformalien — nicht als Nachschlagewissen, sondern als Routine.
3. Ihre Zeit ist verfügbar und günstig. Wenn Sie im Ruhestand sind, die Arbeit gerne machen und der Grenzwert Ihrer Zeit niedrig ist, ist Selbstverwaltung wirtschaftlich richtig.

Fällt eine der drei Bedingungen weg, ändert sich die Rechnung. Am häufigsten fällt die dritte weg: Der Bestand wächst, der Beruf verlangt mehr, oder die Freude an der Sache lässt nach.

Die drei Optionen im Vergleich

Der entscheidende Unterschied liegt zwischen Spalte zwei und Spalte drei. Software ist ein Werkzeug, Verwaltung ist eine Erledigung. Ein Programm zeigt Ihnen, dass eine Miete offen ist; es schreibt die Mahnung nicht. Es rechnet die Nebenkosten, sobald alle Belege erfasst und alle Schlüssel gepflegt sind — das Erfassen und Pflegen bleibt bei Ihnen.

Wer nach zwei Jahren Software feststellt, dass der Aufwand nur besser sortiert, aber nicht kleiner geworden ist, hat die richtige Erfahrung gemacht: Der Engpass ist nicht die Organisation, sondern die Arbeit selbst.

Die fünf Aufgaben mit dem höchsten Fehlerrisiko

Nicht jede Aufgabe ist gleich gefährlich. Diese fünf verursachen in selbstverwalteten Beständen die teuersten Fehler — und sie sind zugleich die, die sich am besten abgeben lassen, weil sie regelbasiert sind.

Auffällig ist, dass keiner dieser Fehler auf mangelndes Können zurückgeht. Sie entstehen fast immer dadurch, dass etwas neben einem Hauptberuf liegen bleibt.

Was passiert, wenn Sie ausfallen?

Selbstverwaltung hat einen blinden Fleck: Sie ist an eine Person gebunden. Solange alles läuft, fällt das nicht auf. Drei Situationen, in denen es auffällt:

• Längere Krankheit oder Reise. Mieten werden nicht abgeglichen, Störungsmeldungen bleiben liegen, Fristen laufen weiter.
• Verkauf einer Einheit. Der Käufer verlangt geordnete Unterlagen. Was in Ordnern und im Kopf steckt, muss dann in kurzer Zeit aufbereitet werden.
• Erbfall. Angehörige übernehmen einen Bestand ohne dokumentierte Abläufe. Was für Sie Routine war, ist für sie ein Konvolut.

Das ist kein Argument gegen Selbstverwaltung — aber ein Argument dafür, die Ablage so zu führen, dass jemand anderes sie fortsetzen kann. Wer das ohnehin tut, hat den größten Teil der Vorarbeit für eine Übergabe schon geleistet.

Der Zwischenweg, den viele übersehen

Die Entscheidung ist nicht binär. Zwischen „alles selbst“ und „alles abgeben“ liegen zwei praktikable Modelle:

Einzelleistungen einkaufen. Nur die Nebenkostenabrechnung, nur die Buchhaltung, nur ein Mieterhöhungsverlangen. Sie behalten die Kontrolle und geben genau die Aufgabe ab, die Sie am meisten kostet. Kein laufender Vertrag, keine Bindung.

Nur die kaufmännische Seite abgeben. Buchhaltung, Betriebskosten, Zahlungsverkehr, Fristen und Mahnwesen laufen extern; die Objektnähe — Handwerker, Begehungen, Mieterauswahl — bleibt bei Ihnen. Für Vermieter, die ihr Haus kennen und behalten wollen, aber nicht mehr am Wochenende Belege sortieren möchten, ist das meist die passende Lösung.

Beide Modelle lassen sich kombinieren und jederzeit erweitern. Sie müssen sich nicht auf einmal entscheiden.

Der Test, der die Frage beantwortet

Bevor Sie einen laufenden Vertrag schließen, machen Sie eine Kalkulation und einen Praxistest.

Die Kalkulation: Zählen Sie ehrlich die Stunden der letzten zwölf Monate. Nicht schätzen — durchgehen: Kontoauszüge, Mieterpost, Belege, Abrechnung, Telefonate, Handwerkertermine. Multiplizieren Sie mit dem Wert, den Ihnen eine Stunde wert ist. Vergleichen Sie mit dem Jahrespreis, den der Preisrechner für Ihre Einheitenzahl ausgibt.

Der Praxistest: Geben Sie eine einzelne Aufgabe ab und beurteilen Sie das Ergebnis. Die Nebenkostenabrechnung ist dafür geeignet: harte Frist, klares Ergebnis, keine Vertragsbindung. Nebenkostenabrechnung erstellen lassen — Festpreis je Einheit, inklusive Zustellung an Ihre Mieter und Nachhalten der Nachzahlungen.

Unsere Position

Wir sagen nicht, dass Selbstverwaltung falsch ist. Für einen Teil der Vermieter ist sie die richtige Antwort, und die drei Bedingungen weiter oben sind ernst gemeint.

Wir sagen: Wer selbst verwaltet, weil es niemanden gab, der einen kleinen Bestand annimmt, hat sich nicht entschieden — sondern gefügt. Für diesen Fall gibt es jetzt eine Alternative, ab einer Wohnung, zum sichtbaren Festpreis. Warum klassische Verwaltungen kleine Bestände ablehnen, erklärt dieser Artikel; was Verwaltung marktüblich kostet, dieser.

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