Hausverwaltung findet sich nicht? Warum kleine Bestände abgelehnt werden — und was Sie tun können

Die Rechnung, die gegen Sie läuft

Eine Absage ist selten persönlich gemeint. Sie ist das Ergebnis einer Kalkulation, die Sie nachvollziehen können, sobald Sie die Kostenstruktur einer klassischen Verwaltung kennen.

Der Aufwand einer Verwaltung teilt sich in zwei Blöcke: Kosten, die je Objekt anfallen, und Kosten, die je Einheit anfallen. Der erste Block ist der teure.

Die vier Zeilen mit „je Objekt“ sind bei beiden Objekten fast gleich teuer. Das Honorar unterscheidet sich um den Faktor zehn. Wer eine begrenzte Zahl von Mitarbeitern hat, wählt die Objekte mit dem höheren Deckungsbeitrag — nicht die schöneren Häuser.

Vier Gründe, die zusammenkommen

Erstens: Kapazität, nicht Nachfrage, ist der Engpass. Eine Verwaltung kann nur so viele Einheiten betreuen, wie sie Leute hat. Wer keine freie Kapazität hat, nimmt keine neuen Objekte an — und wenn doch, dann die großen.

Zweitens: Die Grundlast je Mandat ist hoch. Berufshaftpflicht, laufende Weiterbildung, Dokumentation und Buchhaltungssoftware fallen unabhängig von der Objektgröße an. Ein Mandat mit zwei Einheiten trägt denselben Sockel wie eines mit vierzig — bezogen auf das Honorar wiegt er zwanzigmal schwerer.

Drittens: Der Vertrieb lohnt sich nicht. Ein Erstgespräch, eine Objektbesichtigung und ein Angebot kosten Arbeitszeit. Bei 600 Euro Jahreshonorar ist der Vertriebsaufwand kaum zu verdienen. Deshalb bekommen kleine Anfragen oft gar keine Antwort — das ist billiger als eine begründete Absage.

Viertens: Einzelwohnungen sind aufwendiger, nicht einfacher. Bei einer vermieteten Eigentumswohnung ist eine WEG-Verwaltung als Gegenstelle im Spiel. Die Betriebskostenabrechnung muss aus der Hausgeldabrechnung entwickelt werden, Beschlusslagen sind zu beachten, Zuständigkeiten zwischen Gemeinschafts- und Sondereigentum zu trennen. Für die Verwaltung ist eine Einzelwohnung deshalb oft mehr Arbeit als eine Einheit im eigenen Mietshaus.

Was Sie in der Anfrage besser machen können

Wenn Sie es weiter bei klassischen Verwaltungen versuchen wollen, erhöhen diese Punkte Ihre Chancen deutlich. Sie senken den Aufwand der Gegenseite — und genau darum geht es.

1. Bestand bündeln. Fragen Sie für alle Einheiten gleichzeitig an, auch wenn sie an verschiedenen Adressen liegen. Zehn Einheiten in drei Objekten sind ein interessanterer Auftrag als drei Einzelanfragen.
2. Unterlagen vollständig mitschicken. Mietverträge, letzte Betriebskostenabrechnung, Hausgeldabrechnung, Mietenliste, Kautionsnachweise. Wer sofort erkennt, dass der Bestand geordnet ist, kalkuliert niedriger.
3. Sich als unkomplizierter Eigentümer zeigen. Benennen Sie, welche Entscheidungen Sie delegieren und ab welchem Betrag Sie gefragt werden wollen. Verwaltungen fürchten Eigentümer, die jede Rechnung diskutieren, mehr als kleine Objekte.
4. Zum oberen Rand der Spanne anbieten. Wenn Sie mit vier Einheiten anfragen, bieten Sie von sich aus 32 bis 35 Euro je Einheit. Das ändert die Kalkulation der Gegenseite.
5. Regional fragen. Kleine Verwaltungen mit wenigen Mitarbeitern nehmen eher kleine Objekte in Wohnortnähe an als große Gesellschaften.
6. Direkt fragen, was fehlt. Wenn eine Absage kommt: „Ab welcher Einheitenzahl oder zu welchem Honorar wäre es für Sie interessant?“ Die Antwort ist oft konkret und hilft bei der nächsten Anfrage.

Die fünf realistischen Wege

Der vierte Weg ist der jüngste und der Grund, warum diese Seite existiert. Die kaufmännische Verwaltung — Posteingang, Buchhaltung, Betriebskosten, Zahlungsverkehr, Mahnwesen — ist nicht an einen Standort gebunden. Sie lässt sich digital und standardisiert erledigen, und genau deshalb funktioniert sie auch bei einer einzigen Wohnung zum Festpreis.

Was dabei bei Ihnen bleibt: Entscheidungen über Instandhaltung, die Auswahl von Handwerkern, wenn Sie sie selbst steuern wollen, und die Objektkontrolle vor Ort. Was Sie abgeben: die Arbeit am Schreibtisch und die Fristen.

Absagen richtig lesen

Verwaltungen sagen selten offen „zu klein“. Die üblichen Formulierungen bedeuten in der Praxis Folgendes — und daraus ergibt sich, ob eine Nachfrage lohnt.

Wichtig ist der letzte Fall. Viele Verwaltungen bündeln kaufmännische und technische Betreuung, weil das Gesamtpaket ihre Grundlast trägt. Wenn Sie ohnehin nur die Schreibtischarbeit abgeben wollen, zahlen Sie damit für etwas, das Sie nicht brauchen.

Was eine Verwaltung vor der Zusage sehen will

Je vollständiger Ihre Anfrage, desto niedriger kalkuliert die Gegenseite ihr Risiko. Diese Unterlagen sollten Sie bereithalten — sie sind zugleich die Grundlage jeder Übernahme.

Wenn Sie merken, dass Sie diese Liste nicht zusammenbekommen: Genau das ist der Grund, warum die Übernahme eines Bestands Geld kostet. Die Ordnung, die dabei entsteht, brauchen Sie ohnehin — spätestens beim Verkauf, bei einer Finanzierung oder im Erbfall.

Wenn Sie gar nichts ändern

Nichts zu tun ist eine Entscheidung mit Kosten, sie fallen nur später an. Drei Punkte, die sich in selbstverwalteten Kleinbeständen typischerweise ansammeln:

• Versäumte Abrechnungsfristen. Nach § 556 Abs. 3 BGB verfällt die Nachforderung, wenn die Abrechnung nicht binnen zwölf Monaten zugeht. Das Guthaben bleibt.
• Eingefrorene Mieten. Wer über Jahre nicht anpasst, fällt so weit hinter die ortsübliche Vergleichsmiete zurück, dass die Kappungsgrenze das Aufholen über mehrere Jahre streckt.
• Unvollständige Dokumentation. Fehlende Übergabeprotokolle, unklare Kautionsanlagen und lückenhafte Belegsammlungen fallen erst auf, wenn es zum Streit kommt — dann tragen Sie die Beweislast.

Keiner dieser Punkte ist dramatisch. Zusammen kosten sie in einem Bestand mit fünf Einheiten schnell mehr als das Honorar einer Verwaltung.

Der Zwischenschritt: nur die Nebenkostenabrechnung

Wenn Sie unsicher sind, ob Sie Verwaltung abgeben wollen, ist die Nebenkostenabrechnung der beste Testfall. Sie ist einmal im Jahr fällig, hat eine harte Frist und ein klares Ergebnis. Sie können sie einzeln vergeben, ohne einen laufenden Vertrag zu schließen: Nebenkostenabrechnung erstellen lassen.

Fällt das Ergebnis gut aus, ist der Weg zur laufenden Verwaltung kurz. Fällt es nicht gut aus, haben Sie einen Betrag je Einheit verloren und nicht ein Jahr Vertragsbindung.

Was Sie von uns erwarten können — und was nicht

Wir nehmen ab einer Wohneinheit an, ohne Auswahlverfahren, zum sichtbaren Festpreis. Das ist möglich, weil wir uns auf die kaufmännische Verwaltung beschränken. Was wir bewusst nicht anbieten: WEG-Verwaltung, technische Verwaltung als eigenständige Leistung, reine Gewerbeobjekte und möblierte Kurzzeitvermietung.

Die Preise stehen offen auf der Preisseite, den Leistungsumfang finden Sie unter Mietverwaltung. Was eine klassische Verwaltung im Vergleich kostet, ordnet dieser Artikel ein. Und wenn Sie erst noch abwägen: Selbst verwalten oder verwalten lassen?